¡Ideas para procrastinar (tendencia a posponer) menos y vivir mejor!
La procrastinación es un hábito autodestructivo que afecta a la salud, tanto física como psíquica. Según un estudio realizado en la Universidad de Estocolmo, las personas proclives a esta práctica sufren con mayor frecuencia síntomas de ansiedad, depresión y estrés. Las clínicas dentales no se libran de esta mala praxis. No es raro que el personal se sienta agobiado y recurra a esta práctica, generalmente por el cada vez mayor volumen de trabajo al que se ve sometido. La solución está en lograr una organización más eficaz de tu trabajo, algo que puedes poner en práctica desde hoy.
“Procrastinar”, ese término un tanto altisonante, puede resumirse sencillamente como la tendencia a posponer. Las distracciones, la falta de concentración, la sobresaturación y otros factores nos hacen decir demasiadas veces «ya lo haré mañana». De esta forma, el trabajo se acumula y cuando quedan pocos días para entregar una tarea… el estrés puede alcanzar cumbres elevadas.
Una clínica dental está doblemente expuesta a este fenómeno, por dos vías. La razón más inmediata tiene que ver con los pacientes, que suelen retrasar sus citas por miedo al dolor, tendencia a la procrastinación o, incluso, por la odontofobia: pánico innato al dentista, que puede estar ligado a experiencias negativas del pasado o a lo irracional. Pero lo que hoy nos ocupa es otro tipo de postergación de tareas, las que ocurren en el lado del equipo médico. El profesional de la salud dental recibe se ve “irremediablemente” obligado a posponer lo suyo para anticipar lo del resto. La buena noticia es que tiene remedio.
En la mayoría de los casos, la tendencia a posponer se debe a la saturación laboral – amplificada por el prolongado parón de la pandemia – y/o a una organización deficiente de la clínica. Es importante añadir que es un factor de riesgo importante y que debe implementarse cualquier estrategia encaminada a erradicarlo.
Para no naufragar en un mar de citas ajetreadas, comunicación desordenada con los pacientes, distracciones y demás, existen varias alternativas. Destacamos las mejores herramientas para clínicas dentales.
En una era dominada por lo digital, ¡usar lápiz y papel es casi una experiencia revolucionaria! Los científicos y los pedagogos están de acuerdo: la escritura es propedéutica para la lectura y permite organizar mejor los pensamientos. Esta intuición está en la base del bullet journal, un mix entre un diario personal, la lista de la compra y una agenda de trabajo.
Para realizar el tuyo, solo necesitas una libreta y bolígrafos de colores, aunque estos últimos no sean estrictamente necesarios. Una vez que hayas reunido el material, simplemente divide las hojas en sesiones semanales, mensuales o diarias (según tus necesidades y objetivos) y crea unas listas con las cosas en las que estás trabajando, las cosas en las que deberías trabajar, las cosas que te gustaría hacer, etc.
No hay una estructura estándar, es un método altamente personalizable que evoluciona a lo largo del camino. Lo importante es usar gráficos, puntuación, dibujos y listados que te permitan tener casi todo bajo control, disminuyendo la sensación de olvidar algo o de haber dejado algo atrás. Por supuesto, también hay espacio para los imprevistos. Hazles hueco y que no manchen tu nueva realidad: estás logrando priorizar.
El Bullet Journal nació de una idea del diseñador estadounidense Ryder Carroll y logró un gran éxito al otro lado del charco. Una imagen vale más que mil palabras, por eso te animamos a que le eches un vistazo a Pinterest, que aglutina un sinfín de ideas interesantes.
Una clínica moderna no puede prescindir de un software de gestión dental. A la hora de elegir, conviene asegurarse de que sea fácil de usar y se adapte a tus necesidades reales, así como a tu presupuesto. La agenda de Software dental Júlia es un buen ejemplo de solución intuitiva y asequible.
Una agenda digital como la del software dental Júlia es el aliado perfecto para la gestión diaria de tu clínica. Abarca todos los puntos relevantes y más importantes: simplifica mucho la creación de citas, confirmación de asistencias, asignación de doctores, reparto de salas, gestión de facturas y confirmación de la llegada de los pacientes, entre otras tareas. Los filtros y los códigos de color hacen más fácil gestión diaria, con el consiguiente ahorro de tiempo.
Con Júlia, la creación y asignación de citas es muy rápida y sencilla. Para empezar, puedes abrir una vista de tu calendario para consultar los días y horas libres. Pulsando directamente sobre el día en el que quieres generar la cita podrás asignar turno a un paciente ya registrado o a uno nuevo.
Comunicarte con el paciente a través de la agenda será mucho más efectivo. Por lo demás, la información sobre el historial médico, los pagos y los recordatorios de próximas citas ofrecen una visión prácticamente completa. Como ventaja adicional, al ser totalmente digital contribuye al ahorro de papel.
La metodología Agile es un conjunto de técnicas cuyo objetivo es optimizar el flujo de trabajo. Su origen se remonta a 2002 y fue la respuesta a la gestión de proyectos «en cascada», es decir, un sistema que se desarrolla de forma descendente. En esencia, no se puede pasar a la siguiente fase si antes no se ha completado la anterior.
Como su nombre indica, la metodología ágil ofrece resultados más rápidos. Su eje es la ausencia de planificación previa, el proceso se desarrolla por ciclos de trabajo interactivos, es decir, sesiones cortas. Cada una se denomina sprint, dura en torno a tres semanas y contienen diversas acciones que deben ser completadas por los trabajadores, en este caso dentistas, recepcionistas, etc.
Los pacientes experimentan una mayor transparencia y los médicos pueden dedicar su tiempo a lo que mejor saben hacer. No es casualidad que la metodología Agile haya desempeñado un papel destacado en la digitalización empresarial.
No es ningún secreto que la música relajante es un valioso aliado para los dentistas. Canciones conocidas por el paciente y melodías relajantes reducen el estrés y «diluyen» los ruidos de instrumentos desagradables, como el temido taladro.
El ruido blanco contiene todas las frecuencias del espectro sonoro (las que se pueden oír) y puede ser aún más eficaz. Los investigadores del National Center for Biotechnology de Estados Unidos han descubierto sus «poderes» casi milagrosos: puede reducir el llanto de los bebés e incluso contrarestar los trastornos de déficit de atención. Con la cabeza despejada, es más fácil realizar las tareas y organizar el día a día de la clínica.
La procrastinación es el enemigo de la productividad. Aplazar las cosas eternamente es solo una solución temporal y, cuando se acerca la fecha límite, los niveles de estrés aumentan en consecuencia. Al ser un problema común, existen varias apps que pueden ayudarte a limitar las distracciones. RescueTime, por ejemplo, calcula el tiempo que pasas en el móvil y hace sus propias evaluaciones, lo que te permite identificar qué cosas te hacen perder el tiempo (y cuánto).
Otros desarrolladores, como los de Habitica, han apostado por la gamificación creando un auténtico juego de rol. Una vez descargado, puedes dividir las tareas según las urgencias o los buenos hábitos. Como cualquier videojuego que se precie, cada acción completada se recompensa con puntos de experiencia y el desbloqueo de funciones y objetos.
Este tipo de herramientas no pueden aplicarse a toda una clínica, pero pueden evitar algunas distracciones a médicos y empleados.
Nuestra recomendación es que explores cada uno de estos métodos, elijas los que más se adaptan a ti y empieces a ponerlos en práctica. Y lo más importante, ¡no desistas! Los resultados no son inmediatos, pero en uno o dos meses empezarás a ver los resultados del cambio. Si la oportunidad está en tu mano, traslada este conocimiento al resto del equipo de tu clínica, la clínica en su conjunto y, sobre todo, tus pacientes, lo agradecerán.
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